- La facturación mediante sistemas no armonizados y obsoletos será sancionable
- Los programas deben basarse en los principios de integridad, trazabilidad e inalterabilidad
La digitalización fiscal ya no es una tendencia: es una obligación. La aprobación del Reglamento Veri*Factu (RD 1007/2023) supone una auténtica revolución para autónomos, pymes y empresas.
El calendario es claro y las consecuencias de incumplir pueden ser devastadoras. Hablamos de multas, pérdida de deducciones y riesgos legales que, en los casos más graves, comprometerán la continuidad del negocio. Durante años, el uso de hojas de cálculo, programas domésticos o incluso facturación manual han sido tolerados en el día a día de miles de negocios.
Sin embargo, con Veri*Factu esa etapa toca a su fin. El objetivo de la Aeat es garantizar que cada factura emitida sea íntegra, trazable e inalterable. Se trata de un paso más en la estrategia de digitalización y control del fraude fiscal que comenzó con el Suministro Inmediato de Información (SII) en 2017, que afecta a grandes empresas y a quienes declaran el IVA mensualmente.
Ahora, el alcance se amplía a todo el tejido económico: desde grandes sociedades hasta el autónomo que gestiona un pequeño taller. Quedan fuera de algunas obligaciones quienes estén acogidos al Sistema de Información Suministro Inmediato de Información -SII- (grandes empresas) y determinados regímenes especiales, como el simplificado o el de agricultura. Pero son excepciones.
El grueso de autónomos y pymes quedará afectado por la norma.El sistema Veri*Factu implica que los sistemas informáticos de facturación deben permitir la generación de registros de facturación estandarizados y, en su caso, la remisión voluntaria de dichos registros a la Aeat.
El receptor de la factura puede verificar la remisión de la misma a la Aeat mediante el código QR que figura en la factura.
Autónomos y profesionales que tributan en IRPF por actividades económicas; sociedades mercantiles sujetas al Impuesto sobre Sociedades; establecimientos permanentes de no residentes (IRNR); y entidades en atribución de rentas con actividad económica están obligados por las nuevas medidas.
Por el contrario, quien facture manualmente, sin ayuda informática, queda al margen. Pero en la práctica, la inmensa mayoría utiliza algún soporte digital, aunque sea mínimo, por lo que casi todos deben adaptarse.
Cada documento emitido deberá incluir la leyenda Factura verificable en la sede electrónica de la Aeat o Veri*Factu y un código QR que permita comprobar su validez. Es necesario aplicar una numeración correlativa sin saltos injustificados y un registro completo con datos obligatorios, accesibles en cualquier momento. El sistema deberá impedir alteraciones posteriores y conservar todos los registros íntegros.
El reglamento establece un calendario de implantación gradual. El pasado 29 de julio de 2025, los fabricantes de software de facturación tenían la obligación de tener sus programas adaptados y listos para ser comercializados.
Así, el 1 de enero de 2026, las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán empezar a facturar conforme a la nueva normativa. Y, el 1 de julio de 2026, llegará el turno para autónomos, profesionales y el resto de obligados tributarios. A partir de estas fechas, emitir una factura fuera del sistema homologado será como conducir sin seguro: una infracción que tarde o temprano saldrá cara.
No adaptarse a Veri*Factu no es una mera irregularidad administrativa, sino que abre la puerta a un amplio abanico de problemas que van desde sanciones económicas hasta responsabilidades jurídicas de calado.
La norma contempla sanciones económicas para quienes no adapten sus sistemas dentro del plazo establecido. No es necesario que exista ánimo de fraude: basta con no estar preparado a tiempo.
Además, las facturas que no incluyan la leyenda Factura verificable en la sede electrónica de la Aeat o el código QR no se considerarán válidas. Esto significa que el gasto no podrá deducirse en el IVA ni en el IRPF o el Impuesto sobre Sociedades, lo que puede disparar el coste tributario del contribuyente. Un incumplimiento grave de Veri*Factu puede convertirse en un argumento en procedimientos concursales o en litigios civiles.
Un juez podría considerar que la contabilidad de una empresa no es fiable, con implicaciones directas en la responsabilidad de administradores y socios. Incumplir las obligaciones de un sistema de facturación certificado como Veri*Factu conlleva sanciones económicas severas. Además, la falta de cumplimiento de los requisitos técnicos puede invalidar las facturas como justificantes para la deducción del IVA u otros tributos.
Para usuarios como autónomos y pymes, la multa asciende a 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que se utilice un software de facturación no conforme. Para fabricantes y comercializadores de software que no cumplen con la normativa, la sanción es de 150.000 euros por cada programa no conforme.
Además de las multas, el incumplimiento puede invalidar facturas, dificultar la deducción de gastos y aumentar el riesgo de inspecciones por parte de la Agencia Tributaria.
Aunque las grandes compañías suelen disponer de departamentos de IT y fiscalidad capaces de reaccionar a tiempo, los autónomos y pequeños negocios corren mayor riesgo de quedarse rezagados. Muchos profesionales siguen trabajando con sistemas rudimentarios: facturas en Excel, programas no actualizados o incluso notas manuscritas.
Con Veri*Factu estas prácticas no solo resultarán obsoletas, sino sancionables. Muchos autónomos delegan la emisión de facturas en asesores o en gestores administrativos. Pero el reglamento es claro al señalar que la responsabilidad última recae siempre en el obligado principal. Si el tercero comete un error o no se adapta a tiempo, la sanción la soportará el empresario.
La normativa exige que los registros de facturación sean accesibles en todo momento. Si el proveedor ha delegado la expedición material de la factura en su cliente, es el cliente quien, además de expedir materialmente dicha factura, deberá generar -y, en la modalidad Veri*Factu remitir- el registro de facturación de alta que exige el Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación.
Si una empresa no puede recuperar o demostrar sus datos en una inspección, se considerará incumplimiento, aunque tenga la documentación en papel. La correlación de las facturas será un elemento central. Saltos no justificados en la numeración pueden interpretarse como facturas ocultas o eliminadas, con consecuencias tributarias inmediatas.
Una alternativa para los obligados a este sistema de facturación para sustituir los sistemas manuales es utilizar la aplicación básica de facturación que ofrecerá gratuitamente la Agencia Tributaria en su sede electrónica, siempre y cuando sus funcionalidades y condiciones de uso se ajusten a las necesidades de quien la vaya a utilizar.
Los empresarios y profesionales seguirán presentando la declaración anual de operaciones con terceros (modelo 347) por las operaciones que superen los 3.005,06 euros, excluyendo aquellas por las que no haya obligación de expedir factura.
La utilización de Veri*Factu no exime de la obligación de conservar las facturas y justificantes, ni de la llevanza de los libros registro de IVA, que pueden realizarse mediante el SII si se está obligado o se opta voluntariamente por ello.
La Aeat exige que los programas de facturación estén diseñados conforme a criterios de integridad, trazabilidad e inalterabilidad.
Por ello, solo los desarrolladores que presenten una declaración responsable podrán comercializar soluciones válidas. Para el empresario o autónomo, esto significa que no basta con actualizar un programa antiguo o continuar usando Excel sin más: habrá que verificar que el software cumple la normativa y exigir garantías al proveedor.
En palabras de expertos tributarios, la filosofía de Veri*Factu es que las facturas deben ser fiables, verificables y accesibles en cualquier momento. El contribuyente debe poder demostrar que lo declarado se corresponde con lo facturado, y el sistema debe impedir manipulaciones posteriores.
Fuente: elEconomista